El que potser no us heu adonat és la quantitat de procrastinació que afecta la nostra vida diària, amb un estudi del 2015 que va revelar que els britànics passen quatre hores al dia fent tasques que cal fer.
Aquesta tendència de compensar fins demà el que podríem fer avui ens segueix des de casa fins als nostres llocs de treball, limitant la nostra productivitat i potencial per avançar. La manca de motivació i els terminis en fi també ens provoquen estrès en el treball i podem acabar odiant allò que abans pensàvem que era el nostre treball de somni.
Com hem de conquerir aquest gran problema que perd tant temps i impedeix que triomfem? Es necessitarà alguns trucs mentals, preparació i fins i tot una mica de suborn, però aquí hi ha 10 maneres d’aturar-se a la feina.
1. Planifiqueu la vostra setmana amb antelació
El fet de localitzar les tasques de la setmana que ve és una manera excel·lent perquè qualsevol sigui més eficaç en el treball, però és especialment útil si sovint us trobeu aclaparats pel volum de treball i no sabeu com començar. El fet de no saber quina tasca cal afrontar primer comporta la indecisió i la demora i, mentrestant, la vostra safata d’entrada s’està omplint encara més.
Aprofiteu el dilluns al matí o fins i tot el diumenge al vespre a casa per avaluar els propers projectes i els deures habituals als quals assistiu cada setmana. Estimeu el temps que es durà a completar cada tasca, quines són més sensibles al temps i quins informes requereixen d’entrada d’un cap que no hi serà fins dimecres. Proveu de repartir les tasques de manera uniforme entre setmana. Organitzeu-ho amb una aplicació del calendari o anoteu la programació projectada al vostre planificador diari.
Ara, quan cada matí us asseieu al vostre escriptori, ja teniu en compte una llista de tasques manejables. Això redueix l’estrès i us ajuda a començar de seguida.
2. Delegar
De vegades us adonareu durant la programació que realment hi ha massa feina per fer una persona. Els procrastinadors sovint són perfeccionistes, i això vol dir que assumir massa responsabilitats perquè penses que ningú més pot fer el treball correctament. La càrrega de treball cada cop més gran provoca aquests sentiments desbordats, provocant més procrastinació i haver de posar-se en hores extra només per acabar tot.
Una setmana plena d’estrès amb embolics amb l’equilibri entre la vida laboral i la vida laboral i pot provocar un cicle viciós de procrastinació i de sentir-se excessivament treballat. Apreneu a deixar que algunes tasques es dirigeixin a interns, parters puntuals i fins i tot a un col·lega que no ha estat el seu pes. Accepteu que no podeu controlar-ho tot i consoleu-vos amb la idea que una càrrega de treball menor significa que podeu dedicar més temps i cura a cada tasca.
3. Elimina les distraccions
Els procrastinadors encanten les distraccions. Una "revisió ràpida" de les xarxes socials, reunint-se al voltant de la màquina de cafè per xerrar sobre Bob en què es va acomiadar, passant per pàgines de treball o correus electrònics personals, qualsevol cosa que permeti introduir els números del pressupost del mes.
Tothom necessita una mica de respiració durant la trituració de la jornada laboral, però és un problema quan aquest cop d’ull a Twitter et condueix a un forat de conill de 25 minuts en llegir tots els 825 comentaris enutjats d’un tuit promocionat.
Com que no podeu confiar en l’autocontrol, la millor manera de combatre la procrastinació és desfer-vos de tantes distraccions al vostre espai de treball com sigui possible. Posa el mòbil en silenci, envia les teves trucades a la bústia de veu i desactiva els llocs de xarxes socials del teu ordinador.
Si us heu de centrar en una única tasca sensible al temps, tanqueu la resta de les 125 pestanyes no relacionades a la pantalla. Si teniu la possibilitat de treballar o tanqueu la porta de l’oficina, utilitzeu auriculars que cancel·len el soroll si teniu la sort de tenir-ne un.
Treballar en una oficina molt ocupada pot voler dir que no es poden tancar totes les distraccions possibles, però, quan més reduïu aquests possibles rentadors de temps, millor podreu evitar els retards i acabar els treballs.
4. Doneu-vos terminis més breus
La majoria dels retardinadors habituals tindran una història preferida sobre l'afaita a prop d'un termini, com ara fer lliscar un paper encès dels nens escrit a llapis real a la porta de l'oficina del professor a mitjanit en la data de venciment i obtenir encara una bona nota.
Aquells que retarden tenen problemes per motivar-los i donar-los tres mesos per fer una tasca poden causar-los més dificultats que demanar-los que participin alguna cosa demà, sobretot si han fet alguns dels seus millors treballs quan afronten un termini límit.
Si us sembla, hauríeu de definir els vostres terminis. Si necessiteu que totes les habitacions d'hotel tinguin reservada per a una fira fins a final de mes, feu-ne el termini límit de mig mes. Marca-ho al calendari i configura els recordatoris. D’aquesta manera, s’evitarà la mentalitat de l’autor sabotatge de les marques del procrastinador “Tinc molt temps”. Doneu-vos objectius específics i dates de venciment més curtes i us mantindreu concentrat i més productiu a la feina.
5. Prioritzar
Aprendre a prioritzar és una habilitat de gestió del temps que tots els empleats han de dominar, i no només es tracta d’organitzar tasques com a data límit. Molts treballadors retarden a causa d’una tasca desagradable que no volen abordar, tant si es tracta d’un client bel·ligerant, redactar un informe complicat o fins i tot alguna cosa que considereu innecessària.
Evitar aquestes tasques pot provocar una cascada de procrastinació i evitar que pugueu fer les parts més senzilles de la vostra tasca, perquè us preocupa el treball que no feu. Quan sigui possible, feu que aquests projectes difícils siguin prioritaris a la llista de cada dia. El fet de treure'ls fora del camí us allibera primer d'una càrrega enorme i us facilita la navegació durant la resta del treball del dia.
6. Comparteu un projecte en tasques més petites
La millor manera d’evitar l’amortització és trobar la manera més fàcil possible d’iniciar un projecte. Planificar el dia amb antelació i prioritzar la càrrega de treball són formes de trencar les setmanes i els dies en seccions més manejables. Però, si encara demoreu la possibilitat d’afrontar la vostra llista de tasques, hauríeu de desglossar encara més aquestes tasques.
Digueu que el vostre cap vol que demaneu samarretes de l'empresa al vostre departament per al proper esdeveniment. Penseu en els passos que feu per aconseguir-ho.
- Consulteu el vostre pressupost per veure quant podeu gastar en samarretes.
- Parleu amb els venedors habituals i esbrineu les opcions de la samarreta, el cost i la data de lliurament.
- Enqueteu el personal sobre la mida i el disseny preferit.
- Pren la decisió final i ordena les samarretes.
Desgloseu una única tasca en passos i es converteixen en més manejables. El primer pas no hauria de trigar gaire i, un cop finalitzat, ja heu finalitzat el 25% amb aquest projecte.
L'emprenedor i autor James Clear suggereix aplicar la "regla de dos minuts" a tasques que trobeu extremadament difícils d’iniciar. Si heu de revisar un informe de 25 pàgines, per exemple, fixeu-vos el petit objectiu de llegir una pàgina. La vostra ment accepta la lectura de dos minuts com una tasca senzilla i no s’inicia al mode de retard. Tanmateix, un cop hàgiu llegit aquesta primera pàgina, probablement en llegireu més. Només és un truc a la ment fer-vos començar.
7. Inscriu-te a l’ajuda
Si voleu deixar de procrastinar a la feina, potser haureu de demanar ajuda als altres. Assegureu-vos amb un o més dels vostres companys i demaneu-los que faci una pluja d'idees per fer una tasca especialment difícil. Obtenir el seu aport pot proporcionar-vos la motivació per iniciar el projecte i és possible que els vostres col·laboradors tinguin solucions per ajudar a superar el que semblava problemes insuperables.
Demanar ajuda per a una tasca és una manera excel·lent de combatre la demanació abans que comenci, però portar altres persones al procés també és útil per crear responsabilitats. Un cop hagueu rebut els seus consells, us demanarà una sessió per veure com va. Si altres persones compten amb tu, sereu més inspirat a mostrar progrés.
També podeu aprofitar fonts externes si ho feu millor amb la rendició de comptes, sobretot si sou autònoms o telecomunicacions i sovint treballeu pel vostre compte. Un amic o membre de la família pot contactar-hi regularment, oferint-li tant suport com un suau descalç per mantenir-se al bon dia i evitar la procrastinació.
8. Canvieu el vostre entorn
Treballar des de casa ofereix un conjunt diferent de distraccions que poden conduir fàcilment a la procrastinació. Hi ha la facilitat de observar Netflix, la pila de bugaderia que influeix per culpabilitat i un llit còmode per fer una migdiada.
De vegades, l’única manera d’evitar aplaçar-se és portar el treball a la biblioteca local o fins i tot a una cafeteria. Un canvi d’escena us pot ajudar a centrar-vos i a vegades també pot inspirar idees noves.
Pot ser més difícil canviar d’entorn en un treball tradicional de taula, però fins i tot un canvi d’ubicació a curt termini pot ajudar a estimular la vostra creativitat. Afegiu-vos a una sala de conferències buida per treballar un parell d’hores. Doneu una volta per l'edifici per a fer exercici i aire fresc.
Trencar de qualsevol manera la monotonia del vostre entorn us pot ajudar a sentir-vos menys avorrit i propens a distraccions i procrastinació.
9. Configureu un sistema de recompensa
Igual que el nen que rep una galeta per comportar-se a la botiga de queviures, pot recompensar el seu propi comportament com a incentiu per completar la seva feina. Fins i tot alguna cosa petita, com fer una pausa per agafar un refrigeri de la màquina expenedora, pot ajudar a motivar-vos a realitzar una tasca en lloc de presentar-la.
Mantingueu les recompenses proporcionals. La lectura de la primera pàgina d’un informe no hauria de justificar un dinar de dues hores en un restaurant.
La recompensa no ha de ser quelcom tangible. Imagineu l’alleujament de l’ansietat i l’auto dubte un cop acabeu un projecte de treball difícil. Sovint, només visualitzar la sensació d’excel·lent després d’haver completat una tasca onerosa et pot ajudar a evitar la dilinció.
10. No tingueu tanta dificultat amb vosaltres mateixos
Una combinació del perfeccionisme i la por al fracàs poden atrinxerar algunes persones amb una procrastinació sense fi. Si mai no finalitzeu aquest llibre o feu aquesta proposta als socis, no fallareu. Malauradament, no intentar també significa que no tindreu èxit i deixar la feina necessària us pot aconseguir acomiadar.
Aquesta pot ser una lliçó difícil, especialment per a creatius i treballadors basats en comissions, però intenteu no basar tota la vostra autoestima en el vostre èxit laboral. No hi ha més que la vostra feina i és important recordar que un error en un informe o en una presentació que ha criticat el seu cap no és la fi del món.
Podeu esforçar-vos per fer-ho bé sense fer pressió irreal sobre vosaltres mateixos. Augmentar aquesta pressió pot facilitar la immersió en el vostre treball i evitar la procrastinació que perjudica encara més la vostra autoestima.
Tots hem tractat de posar en pràctica tasques importants, tant si es tracta d’un problema puntual com d’un problema continuat, esperem que aquests 10 consells per evitar la reclusió en el treball us ajudaran a tornar al camí.
Quines tècniques t’han ajudat a deixar de procrastinar? Uneix-te a la discussió a continuació i fes-nos-ho saber!
