7 idees per fer més efectives les reunions del vostre equip

No és cap secret que en el lloc de treball modern, la gent odie les reunions. No és res més frustrant que fer curses per acabar una de les vostres dotzenes de tasques diàries quan, de sobte, se us crida a una sala despatxada de l’oficina i se us sotmet a dues hores de banalitat contraproduent i esmicoladora. Sobretot quan no hi ha ni galetes.

Però no ha de ser -i no hauria de ser-. De fet, quan es fan correctament, les reunions poden ser una eina altament eficaç. La clau és que no siguin només suportables, sinó que siguin realment productius, i que es garanteixi que no es perdi el temps que cadascú passa fora dels seus escriptoris.

Aleshores, com es pot fer això? Bé, amb una mica de planificació prèvia i un toc de sentit comú, en realitat. A continuació, es mostren algunes idees de reunions d’equip per treure el millor partit del vostre equip.

1. Assegureu-vos que la reunió és realment necessària

En la majoria dels casos, la transparència a tota una organització és una cosa bona. Perquè, per descomptat, convé que el personal sàpiga la imatge més gran. Tanmateix, les actualitzacions de l'empresa requereixen realment de totes les eines de baixada durant una hora o, per contra, es poden distribuir per correu electrònic? O, si utilitzeu eines de col·laboració on tothom pot veure el progrés individual d'un projecte en concret, és necessari que configuri una reunió per demanar actualització d'estat a la gent?

Això pot semblar de sentit comú, però els equips continuen perdent temps valuós en temes que no cal discutir. Això crea una actitud negativa envers les reunions i pot començar a ser una tasca dels treballadors més que una activitat essencial del lloc de treball. Proveu en lloc de trucar només a les reunions quan voleu impulsar alguna cosa endavant o bé on s’ha de dir alguna cosa important en lloc de passar pel mateix terreny cansat. Recordeu: tenir reunions no és una cosa dolenta, però tenir-ne moltes és.

2. Comença les teves reunions amb un cop d’ull

A mesura que passeu tots a la sala i us assegueu seients, és probable que ningú no estigui mentalment preparat per a la reunió. La majoria de les persones segurament estaran pensant en la tasca que se’ls acaba de treure, mentre que la resta només esperaran que les pròximes hores no resultin massa doloroses.

Per això és important captar l’atenció de les persones ràpidament i centrar-se en la seva ment. Probablement no ho aconseguireu llançant-vos directament a una microanàlisi detallada de les darreres projeccions trimestrals de Màrqueting, per la qual cosa proveu un breu test o una prova de treballs. Relaxarà la gent i canalitzarà la seva ment lluny de la seva feina, i també els implicarà en el procés global. Alternativament, reprodueix un vídeo divertit o explica una història interessant: qualsevol cosa per refrescar i estimular el teu equip.

3. Tenir una direcció

"Tenir una agenda" és probablement la instrucció més usada del llibre de regles de la reunió d'equip, santificada per alguns i ridiculitzada per altres, però té en compte. Al cap i a la fi, és molt difícil assolir els objectius de la reunió si no sabeu quins són aquests objectius.

La clau és saber amb claredat què vols passar i seguir en aquest curs; un mantra que pot semblar assenyat, però passa per alt la tendència de gairebé qualsevol reunió a la deriva desesperadament fora de pista. Per combatre-ho o, com a mínim, contenir-lo - és una bona idea designar algú (ja sigui a si mateix o a un col·lega) perquè actuï com a vigilant i mantenir les coses en la direcció correcta.

Això no significa que haureu de tancar o ignorar cap bon punt només perquè no estan relacionats. Si algú planteja un tema que val la pena discutir més, però no s’adapta als objectius que us heu fixat, registreu-lo en l’acta de la propera reunió.

4. Feu pauses

Per a reunions més curtes, això no pot ser aplicable, però per a qualsevol cosa que s’allargui fins a una hora més, és vital assegurar-se que tothom de la sala pugui tenir almenys una breu pausa. Pot ser difícil concentrar-se quan estàs rebentant el vàter o desesperant un cigarret, i no té sentit intentar rebotar idees amb les persones quan no estan còmodes.

També és difícil agafar gran quantitat d'informació i oferir contribucions significatives quan hi heu estat 40 minuts seguits; fins i tot un parell de minuts per un estirament ràpid de cames pot dinamitzar la gent i donar la possibilitat als seus cervells de mirar les coses d’una altra manera.

5. Implica TOT el teu equip

Una de les raons per les quals les reunions poden de vegades escaure és que són les mateixes veus que dominen setmanalment. A part que això fa que altres persones s’apagin, també vol dir que no s’aprofita tot el potencial de l’equip. Per exemple, un dels membres de l'equip més tranquil i més introvertit pot tenir la solució perfecta a un problema concret, però pot no sentir-se còmode per parlar-lo i compartir-lo.

Aquí és on la càrrega recau sobre qui s’encarrega de la reunió per implicar tots els membres de l’equip i aconseguir que hi contribueixi, independentment de si els seus suggeriments són bons o dolents. Tant si es tracta de fer una volta per l’habitació com de simple preguntar a la gent directament o alguna cosa més ximple com tirar una joguina de peluix, l’important és que hi hagi diferents idees que floten i se senten.

6. Assegureu-vos que tothom té la possibilitat de preparar-se

El problema de la pluja d’idees és que dir a un grup de persones que siguin creatius és sovint la manera més fàcil de matar qualsevol peça d’innovació. En lloc de posar la gent al lloc, planegeu endavant. Tan aviat com reserveu una sala de reunions, aviseu als membres de l’equip amb la màxima notificació possible per tal d’obtenir almenys una solució a un problema particular pel seu compte i, durant la reunió, centreu-vos en escollir el millor.

És molt més probable que les persones tinguin idees millors quan se’ls dóna l’espai i el temps, i en lloc de seure junts en una habitació intentant combinar el primer pla que em ve al cap, el grup pot prendre el temps per discutir i analitzar. quin seria el millor curs d’acció.

7. Canvieu la configuració ara i després

Recordeu quan esteu a l’escola un dia assolellat i el professor de vegades prenia la classe fora en lloc d’obligar a tothom a quedar-se miserablement a l’interior? Bé, també podeu adoptar aquest enfocament a les reunions. De fet, relaxar-se en un parc banyat pel sol és molt més probable que incideixi en la guspira creativa de tothom que l’amagar en una petita sala lateral taupe mirant gelosament per la finestra.

Per descomptat, això no sempre és pràctic, sobretot si hi ha membres de l'equip connectats de forma remota, com ara mitjançant Hangouts. Però el principi és el mateix. Discutir sobre les estratègies per dinar a Nando's pot ser una mica tòpic, però almenys la vista és diferent, i la connexió WiFi és gratuïta.

Les reunions són una forma fantàstica de treballar junts per resoldre problemes i problemes, a més d’assegurar que tothom estigui a la mateixa pàgina i vagi en la direcció correcta. Però, sovint, us poden apartar d’assumptes més importants i se senten com una pèrdua de temps, sobretot quan Roger de Comptes té la seva distribució setmanal sobre la seva tassa.

En el seu lloc, seguint la guia anterior, podeu negar molt el que desactiva la gent sobre reunions a mitja tarda i centrar-vos en assegurar que el temps que passeu junts en equip sigui tan productiu, digne i reeixit, ja que originalment les reunions estaven pensades per a ser.

Teniu altres consells per assegurar-vos que les reunions es desenvolupin de manera correcta? Feu-nos-ho saber als comentaris següents ...

Deixa El Teu Comentari

Please enter your comment!
Please enter your name here