Naturalment, això significa que és necessari tenir moltes cordes a l’arc, amb tots els membres del vostre equip esperant que entengueu les seves pròpies inquietuds i capacitats, tot fent malabars a tota una sèrie de factors externs, com ara limitacions de costos i temps. Per tant, és important estar preparat.
Per a aquells amb la seva visió fixada en un rol de gestió de projectes, hem recopilat una llista dels atributs essencials que us caldrà veure a través de cada etapa del procés. Continua llegint per veure si necessites el que necessites ...
1. Lideratge
Tot i que pugui semblar una obstrucció evident, un gestor de projectes efectiu ha de ser un líder fort; això també significa ser capaç de diferenciar els dos.
Dissenyar horaris, comprendre matisos de contractes i delegar tasques són tasques de gestió de llibres de text que es poden ensenyar i desenvolupar, però motivar els membres de l’equip a contraposar-se als terminis quan passin les cinc més tard requereix una altra cosa: lideratge.
La gestió de projectes no consisteix només en l'assignació i organització de recursos quantificables; també es tracta de construir relacions amb les persones i d’entendre com treure el millor d’ells. Per descomptat, sou responsables de veure un projecte completat, però l'única manera d'aconseguir-lo és dirigint el vostre equip.
2. Comunicació
Poder comunicar-se de manera eficaç és una habilitat vital per a qualsevol empleat, però no és més que un gestor de projectes. Tota la vostra operació viu o morirà de la vostra capacitat de transmetre instruccions amb claredat al vostre equip, així com de la vostra capacitat per escoltar els problemes que puguin tenir.
També haureu de comunicar-vos amb tots els altres associats al projecte, com ara venedors, contractistes, parts interessades i, per descomptat, clients. Això pot requerir l’adaptació del vostre estil o plantejament segons sigui necessari, així que centreu-vos en saber conrear aquestes relacions.
Assegureu-vos que també utilitzeu les diverses eines de comunicació disponibles; Hi ha nombrosos sistemes de programari de gestió de projectes dissenyats per facilitar la vostra vida. Des del principi fins al final, un projecte és un cicle continu d’instrucció, delegació i feedback, de manera que sigui mitjançant col·laboració basada en núvols o reunions d’un en un, assegureu-vos que sigui efectiu.
3. Negociació
Negociar no es tracta només de barallar-se amb els venedors per obtenir un millor preu o amb els clients / administració superior per obtenir una extensió en un termini determinat; La negociació també tracta de gestionar els conflictes quan i quan sorgeixen, sovint entre dues parts igualment vitals per a l'èxit del projecte.
Mantenir feliç tothom alhora necessita molt tacte i diplomàcia, sobretot quan les coses comencen a ser polítiques. El fet de ser capaç d’aconseguir un compromís i establir un terreny mitjà és una habilitat valuosa en si mateix i torna a aquella capacitat de construir i mantenir relacions amb les persones.
Saber trobar un equilibri entre l'avanç del projecte i les necessitats de tots els implicats és una determinada marca d'un bon gestor de projectes; Saber fer-ho perquè tothom senti que ha guanyat és el signe d’un gran.
4. Gestió del risc
La gestió del risc és un altre delicte actiu d'equilibri que serà objecte de les seves competències, sobretot quan alguna cosa inevitablement vagi malament i que l'alta direcció el posi en les seves armes de foc. Preparar-se per a aquestes eventualitats és una part important de la gestió de projectes, a més d’identificar solucions pràctiques en cas que passi el pitjor.
En realitat, però, el secret per a una gestió eficaç del risc és essencialment experiència. A menys que sigui el vostre primer rodeo, és probable que ho hagueu vist tot abans i pugueu detectar els problemes possibles; per desgràcia, no hi ha cap manera de mitigar-ho, més que simplement aprendre sobre la feina.
La qual cosa il·lustra el punt clau: la gestió del risc consisteix en ser flexible i adaptar-se ràpidament a qualsevol canvi de circumstància. Podeu posar innombrables avisos i plans, però sempre seran sospitosos de factors imprevistes, independentment de si és el vostre primer projecte o si és el vostre vintè. Utilitzeu els vostres coneixements existents, però sempre esteu preparats per ajustar-los.
5. Organització
Quan és responsable d’una àmplia gamma de recursos monetaris, tècnics i basats en humans, és capaç d’organitzar-los en conseqüència (i fer-ne el seguiment de tots), és molt important. Per tant, les habilitats organitzatives són clau.
Com a supervisor, no cal estar al capdavant de tots els detalls de cada minut: ningú vol ser micromecenat al cap i a la fi, però heu de saber que s’utilitza cada recurs de manera eficaç en tot moment per tal de maximitzar la producció. Els treballadors sempre respondran quan se’ls doni papers definits amb un objectiu final clar.
L’organització també s’aplica a tu mateix. Si no podeu gestionar el vostre propi calendari de manera efectiva, no hi ha esperança per a la resta de l'equip. Sabeu on heu de ser i quan, i també comprendreu on és possible que necessiteu.
6. Acumen empresarial
La gestió de projectes implica responsabilitzar-se de moltes coses; per a la majoria dels grups d'interès, el més important d'aquests serà, sens dubte, el pressupost.
Si no és que tinguis la sort de l’organització que treballa, se’ls haurà de prendre decisions difícils. A diferència de les persones, els diners no són flexibles: saber on prioritzar i assignar el finançament requereix un fort coneixement del coneixement empresarial, ja que és probable que necessiti un cèntim.
La clau és mantenir-se al capdavant de les finances del projecte i ponderar totes les decisions davant les implicacions fiscals. És possible que no us agradi introduir-vos al vostre Scrooge interior cada vegada que el vostre equip sol·licita un recurs addicional, però si no ho fa, aleshores s’evaporaran els costos del projecte –i la fe del patrocinador en la vostra capacitat–.
7. Experta en matèries
Tot i que la majoria de les habilitats d’aquesta llista són transferibles, també és innegable la veritat que la gestió de projectes és molt difícil a menys que tingueu un coneixement i una consciència del negoci i la indústria en què esteu realitzant, especialment el treball més tècnic que fa el vostre equip. .
Per descomptat, això no significa que cal conèixer-ne tots els matisos. Però comprendre les plataformes i els sistemes que utilitzen us donaran una idea molt millor del que es pot i no es pot aconseguir, i us permetrà comunicar-vos de manera més eficaç no només amb l’equip, sinó amb els clients i els grups d'interès.
L’important és aprendre . Si intenteu topar amb un projecte sense tenir idea real de quines són les capacitats del vostre equip, és poc probable que tingueu èxit. Durant les etapes d’iniciació i planificació, si us presenten àrees que no us són familiars, consulteu el temps per investigar i comprendre tant com podeu. Com més sàpigues, més el vostre equip i els vostres clients us apreciaran.
8. Paciència
Com a responsable de projecte, la paciència és efectivament una virtut. Estareu a la misericòrdia constant de la Llei de Murphy, la qual cosa si alguna cosa pot anar malament, segur que ho serà. El fet de poder respirar profundament i un pas enrere per avaluar la situació (resistint la voluntat de llançar el portàtil per la finestra i immigrar a Fiji) sens dubte us servirà bé.
En un tema similar, també ajudarà un bon sentit de l’humor. Quan el vostre equip treballa fins a terminis, sempre hi ha potencial de fricció; l'humor alleujarà les tensions i demostrarà que no esteu massa atesos pel procés. Com a líder, depèn de vosaltres establir el to i la cultura del lloc de treball: només perquè tots treballeu de valent, no vol dir que el medi ambient hagi de ser ofegador.
Per descomptat, aquests són només els exemples principals de les àmplies i variades competències que un gestor de projectes amb èxit necessita sens dubte. Però també formen un fonament molt fort. Si marqueu totes aquestes caselles, haureu de plantejar-vos seriosament la possibilitat de presentar-vos per a la següent tasca que passi per la porta del vostre departament.
Quines altres habilitats converteixen un gestor de projecte amb èxit? Feu-nos-ho saber als comentaris següents ...
