Si us podeu relacionar, heu arribat al lloc adequat.
En un entorn de treball ràpid, és fàcil nevar-se en les càrregues de treball amuntegades, sense veure cap llum al final del túnel. És aquí on entren en pràctica les habilitats de gestió del temps efectives, i és per això que hem creat aquesta llista de consells per ajudar-vos a treballar de manera més productiva i eficaç.
Com diu la vella dita: treballar més intel·ligent, no més difícil.
A continuació us detallem com millorar les vostres habilitats de gestió del temps.
1. Netegeu el desordre
Amb tots aquells munts de paper tan importants, trobar qualsevol cosa seria un miracle. Ha arribat el moment d’esborrar l’enfocament organitzant-vos i ordenant el vostre escriptori i redescobrint com s’assembla al procés un taulell organitzat. D’aquesta manera evitareu que es distregui amb facilitat pel vostre entorn i us ajudarà a arribar als negocis. També eliminarà el temps necessari per cercar documents importants fora de lloc. Per aconseguir-ho, una bona idea seria crear un sistema de fitxers per a vosaltres mateixos o un full de càlcul amb tots els vostres projectes en curs i pendents.
2. Escriviu-lo
La majoria de nosaltres som culpables d’enderrocament massiu i sempre sembla que passi quan intentem centrar-nos en una cosa senzilla. Per exemple, podríeu estar treballant en un informe pressupostari quan, de sobte, comenceu a pensar en què heu de cuinar per sopar o com hauríeu de començar a presentar la vostra presentació. El millor que podeu fer és anotar aquests pensaments al vostre diari: això us ajudarà a “descarregar” la informació del vostre cervell i tornar al vostre treball, millorant eficaçment la vostra eficàcia en el procés.
3. Creeu una llista de tasques pendents
Comenceu la vostra setmana creant una llista de tots els elements que heu de realitzar abans del divendres a la tarda. Això us ajudarà a crear un pla d’acció per a cada dia, permetent temps per a canvis o emergències d’última hora.
4. Prioritzar
Moltes persones es troben lluitant amb les seves càrregues de treball quan no prioritzen les tasques. És important identificar quina és la prioritat i gestionar aquestes tasques. És possible fins i tot que vulgueu plantejar-vos utilitzar un número o un sistema de colors per fer un seguiment de tot.
5. Crear una programació
Ara que ja us heu convertit en un expert en l'elaboració de llistes de tasques, és hora de començar a marcar articles. Una manera fantàstica de fer-ho és proporcionar-vos un temps assignat per completar cada element i, en general, crear un calendari que us ajudarà a fer un seguiment de les coses. També és possible que vulgueu plantejar-vos un recordatori 15 minuts abans que la tasca aparegui a la pantalla de l’ordinador.
6. Tasques de desglossament
Algunes tasques són realment difícils d’afrontar frontalment, de manera que sovint les posem a l’interventor i les descuidem. Si us trobeu fent això, per què no penseu desglossar la tasca en comptes de mida picada? (Recordeu que heu completat un projecte abans de passar al següent!)
7. Pla d’interrupcions
Posem-ho en pràctica: les coses no sempre van a planificar, sobretot quan es treballa en un entorn o indústria ocupada, on els projectes o problemes d’última hora poden sortir de la fusteria. Assegureu-vos que tingueu en compte el temps del dia per a aquestes interrupcions, com ara reunions de nit o trucades llargues de clients.
8. Pantalla Trucades telefòniques
Alguns llocs de treball no estaran d’acord amb això, però si esteu extremadament ocupats i esteu treballant en un termini molt ajustat per a un projecte important, l’últim que necessiteu és que el vostre client favorit (però molt xerrant) us truqui i us interrompi el dia . En aquest cas, prova de seleccionar les trucades d’emergència i només comprova els missatges de veu quan hagi marcat la tasca a la teva llista.
9. Eviteu la multitasca
Alguns treballadors i fins i tot caps creuen que la multitasca és una manera eficaç d’aconseguir les coses, però, en realitat, només divideix l’atenció entre un munt de coses diferents. Sovint, es produeixen errors descuidats i es passa més temps saltant d’una feina a una altra, intentant recordar el que ja heu completat.
10. Feu pauses
Tot i que potser penses que ets un ninja laboral que pot arribar a passar un dia de vuit hores sense fer una pausa a la pantalla de l’ordinador, estàs oblidant que, t’agradi o no, la teva capacitat d’enfocament patirà. Hi ha hagut una gran recerca sobre el tema, tot arribant a la mateixa conclusió: fer descansos freqüents en el treball és bo per a tu, alhora que notaràs un augment de la resistència i una disminució de dolors i dolors.
11. Establiu objectius personals
En proporcionar-te objectius personals, seràs més eficient i desenvoluparàs millors habilitats de gestió del temps. Això es pot aconseguir establint terminis o tasques addicionals a realitzar per demostrar el vostre valor a l'empresa i com us mereixeu la propera promoció. Sigui quin sigui, us sentireu satisfets un cop hàgiu aconseguit el vostre objectiu.
12. Aprendre a dir "No"
Un exemple de mala gestió del temps és dir "sí" a tot, fins i tot quan saps que no pots completar les tasques addicionals en el teu horari normal de treball. Si us trobeu fent això i romaneu tard cada dia per acabar la feina, és important que aprengueu a dir "no" a vegades. En cas contrari, acabareu posant en perill la qualitat del vostre treball.
13. Recompenseu-vos
Quan hagueu aconseguit alguna cosa important, per què no celebrar-ho, degudant-vos a un bon dinar, a una tassa de cafè o fins i tot a una beguda descarada amb els vostres companys després de la feina. No aprofiteu i feu-ho cada dia per cada cosa petita, però, ja que acabareu passant més temps celebrant que realitzant les tasques. Recordeu-ho: tot amb moderació!
14. Obteniu ajuda tècnica
Si ets un geek de tecnologia, per què no pots obtenir ajuda d’algunes aplicacions de confiança? Hi ha una gran varietat d'aplicacions de gestió del temps que poden ajudar a augmentar la productivitat i assegurar-vos que feu el que cal fer. Un parell de millors són RescueTime i Toggl.
15. No deixeu mai d’aprendre
És fàcil complir amb el que sabeu perquè ja sabeu que funciona, però no us heu de deixar d'aprendre coses noves. El vostre gestor us pot donar consells sobre com gestionar millor el vostre temps; no ignoris aquesta valuosa visió! Qui sap? Potser us podran oferir uns consells sòlids que, al seu torn, podeu transmetre als vostres companys!
El desenvolupament de grans habilitats de gestió del temps no passarà de la nit al dia, però si seguiu practicant aquests consells, gaudireu d’una jornada laboral molt més eficaç i lliure d’estrès.
Heu lluitat amb la gestió del temps en el passat? En cas afirmatiu, aviseu-nos què heu fet per millorar en aquest àmbit a la secció de comentaris que hi ha a continuació ...
Mentrestant, no us oblideu de comprovar quines altres habilitats professionals són importants en el lloc de treball i per a la vostra carrera global.
