Excepte que això no sigui necessari. De fet, amb la preparació i orientació adequades, la presa de minuts en realitat és un procés relativament senzill, i hem elaborat una guia ràpida i útil detallant els punts més fins per demostrar-ho.
Així doncs, la propera vegada que el cap us exigeixi tasques de escriba, respireu profundament i no us penseu; així és com prendre acta de les reunions de manera eficaç i eficaç.
1. No entri a cegues
Com en totes les coses, l'escriptura de minuts és molt més senzilla si us heu preparat prèviament a fons. Saber amb antelació qui assistirà a la reunió, quina serà l’agenda i el nivell de detall que es requereix permetrà que la vostra feina sigui molt més senzilla.
Tan bon punt s’hagi lliurat el deure, haureu de passar cinc minuts amb el vostre cap per obtenir tota aquesta informació abans de documentar-la. De fet, la manera més ràpida i efectiva de fer-ho és mitjançant la utilització d’una plantilla d’actes de reunions, una eina útil que garanteix que no perdeu el temps construint un format des de zero. D’aquesta manera, a l’hora de prendre notes, tot ja estarà ordenat i estarà preparat per funcionar.
Si la vostra empresa és especialment experta en tecnologia, fins i tot podríeu penjar el document de plantilla al núvol, permetent als participants afegir el seu propi nom a la llista i suggerir temes propis de l'agenda. Tanmateix, a la vostra organització li agrada jugar a coses, una plantilla és una forma senzilla i flexible perquè tothom pugui treballar.
2. Conegui el que s'ha de documentar
En molts casos, especialment a les reunions corporatives d’alt nivell on es podrien incloure vots o mocions a l’ordre del dia, l’acta que adopte representa un document oficial, legalment admissible. Per exemple, si un consell d’administració pren una decisió, aleshores, amb la finalitat de transparència, és important que els no presents (però amb un interès de l’empresa) sàpiguen per què es va prendre aquesta decisió.
Per la seva banda, si es tracta d’una simple reunió d’equip que té una naturalesa generalment informal, potser no haureu de ser tan rigorosa amb detalls. De qualsevol forma, un projecte típic inclourà:
- la data i hora de la reunió
- una llista completa dels participants (així com els participants convidats que no ho podien fer, normalment es denota amb el terme "lament")
- les modificacions o correccions dels minuts de la reunió anterior (si escau)
- una llista dels temes predeterminats de l’agenda (si es dóna) i els passos que es poden realitzar en aquests temes, inclosos els qui seran els responsables
- els resultats de les votacions (inclosos els índexs) o les mocions aprovades o rebutjades (de nou, si escau)
- qualsevol nou negoci o qüestions plantejades durant la reunió que no figuraven a l’ordre del dia acordat
- qualsevol detall de la propera reunió (com ara la data i la ubicació).
Com heu comentat a la publicació anterior, es poden completar alguns d’aquests punts abans de l’inici de la reunió, així que procureu fer la major part de les funcions que pugueu prèviament.
3. Prengui els minuts de la reunió
Realment prendre els minuts en sí sol ser el que espanta la majoria de la gent; heu de treballar de manera ràpida, eficaç i amb una interrupció mínima de la reunió en si, que és una habilitat administrativa que pot requerir un cert temps per dominar-se.
És important recordar, però, que les notes que preneu durant la reunió estan en curs són només un esborrany; Més endavant tindreu l'oportunitat de preparar-los i fer-los veure professionals. Per tant, si heu d'utilitzar alguna forma de drecera críptica per deixar-ho tot baixat, o bé, si us sentiu més còmode prenent notes en un ordinador portàtil o en una tauleta, no us haureu de fer res.
A continuació, es detallen alguns altres punts clau que cal recordar.
- No intenteu escriure la conversa paraula; No només això és pràcticament impossible, sinó que també és innecessari (mentre que les actes són un document legal, les reunions no són processos judicials). En el seu lloc, simplement intenteu resumir les decisions i els punts d’acció.
- Tot i que no voleu que s’interrompi cada cinc minuts, sabeu que és perfectament bé demanar aclariments sobre determinats punts (més encara si es tracta d’una reunió informal).
- Si realment teniu problemes, poseu una gravadora de veu o un telèfon mòbil per gravar la reunió (no tant per crear una transcripció literal, sinó per a aclariments més endavant). Si voleu fer-ho, però, heu de comunicar a tots els quarters de la sala que es començaran a gravar.
4. Escriu-ho tot
Com s'ha esmentat anteriorment, les notes que preneu durant la reunió són només per a vosaltres; llavors haureu de donar-los un poliment perquè estiguin a punt per a la seva distribució.
És una bona idea fer-ho tot seguit després de la reunió quan tot us ve de nou. Recordeu que, tot i que la idea general és escriure amb un estil professional i corporatiu, el més important és que la vostra redacció sigui clara i no deixi lloc a dubtes sobre el que s’ha decidit i quin és el curs d’acció resultant.
Consulteu aquests consells útils.
- Sempre que sigui possible, no només suposi que “cal emprendre l’acció decidida pel consell”. Intenta incloure un breu paràgraf que expliqui succintament per què la junta va decidir emprendre aquesta acció. Si un llarg debat va precedir una determinada acció o moció, intenteu incloure els principals arguments que van donar les dues parts.
- Assegureu-vos que només registreu els fets, no la vostra opinió o la seva subjectivitat. Escriu de forma clara i clara sense fer referència a les teves pròpies observacions personals.
- No us referiu a persones de nom, excepte quan parleu del resultat de moviments o segons.
- Assegureu-vos de mantenir-vos en la mateixa tensió durant tot el temps (és habitual que es presentin minuts en el temps passat, però també és acceptable que s'escriguin en el present). No intenteu confondre’t aquí; només mantenir les coses senzilles.
- Assegureu-vos que, sempre que sigui possible, s'adjuntin documents addicionals externs als quals es fa referència com a addenda (i es fa referència així, com ara "el contracte de contracte (vegeu apèndix B)").
- Encara que no cal dir-ho, assegureu-vos que llegiu correctament i deletreja el producte acabat abans de distribuir-lo a tots els departaments.
5. Assegureu-vos que tothom obté una còpia
Com a prenedor de minut designat, els deures no s’acaben aquí; També heu d’assegurar-vos que els minuts siguin fàcilment i fàcilment accessibles per a aquells que els requereixin, normalment mitjançant el sistema d’intranet intern de la vostra empresa o la cadena de correu electrònic. Tampoc voldreu que es canviï res, així que assegureu-vos que poseu restriccions d’edició al seu lloc o, encara millor, pengeu-lo com a PDF.
A més, com ja s’ha esmentat, de vegades es requereixen modificacions de la reunió anterior a l’inici de la propera reunió. Un cop fets aquests efectius, caldrà que es procedeixi a la documentació necessària de les actes per a futures referències (generalment digitalment, però és possible que algunes empreses també mantinguin còpies en paper organitzades). Tot i que potser no és la vostra responsabilitat mantenir i actualitzar aquests fitxers (el gestor de l’oficina s’ocuparà probablement d’això), assegureu-vos que sou conscient de com enviar la vostra amb prou feines i de la manera correcta.
I això és pràcticament tot el que hi ha. Com podeu veure, la presa de minuts és molt menys descoratjadora que la que molts ho aconsegueixen; simplement requereix una mica de diligència i planificació prèvia en nom seu.
Probablement desenvolupareu el vostre propi sistema per evitar les coses ràpidament, però, mentrestant, certament no us hauria de preocupar; només heu de seguir aquests consells i la resta us vindrà fàcilment.
Tens altres consells per prendre minuts? Feu-nos-ho saber a l'apartat de comentaris a continuació!
