No es tracta només de pagar els empleats puntualment. La creació d'un sistema de nòmines sòlid i de gran rendiment és vital per a una varietat de necessitats empresarials addicionals, no menys important per complir les obligacions fiscals i evitar les penalitzacions de compliment costoses. És la base sobre la qual les empreses consoliden la seva reputació, atrauen nou talent i faciliten el creixement, any rere any, any rere any. Els sistemes febles produeixen errors de pagament: els errors condueixen a empleats descontents i, en definitiva, a clients i clients infeliços.
Les habilitats i habilitats dels administradors de nòmines poden fer una gran diferència en el rendiment general, capaç i personal qualificat d'inspirar confiança, eliminar errors i ajudar a augmentar la productivitat. Per contra, els enllaços més febles de la cadena tenen efectes complexos sobre la infraestructura més àmplia.
Tenint això en compte, qualsevol persona que tingui en compte una carrera en nòmina hauria de plantejar-se la pregunta: quines habilitats i trets he de desenvolupar per atendre les exigències del modern entorn de nòmines ...?
1. Coneixement del compliment
Una de les deures fonamentals dels administradors de nòmines és assegurar-se que el servei que presten compleix una xarxa de requisits de compliment. Atès que està estretament relacionada amb la regulació fiscal i legal, comprendre com aconseguir i observar el compliment continu és una habilitat important. Els requisits són diferents a tot el món: hauríeu de demostrar un coneixement profund de compliment de la seva localitat.
2. Fortes habilitats matemàtiques i de numeració
El paper requereix que tracteu amb dades numèriques i càlculs complexos amb freqüència. Així doncs, un alt nivell de numeració i una aptitud per a les matemàtiques i la comptabilitat són trets importants per a tot el personal de nòmines, que haurà de lliurar una paga neta precisa als empleats, fer deduccions estatutàries i enviar informes fiscals precisos a les autoritats d’ingressos del govern com HMRC.
3. Tenir experiència professional
Tenir una experiència professional adequada és molt important. Les funcions professionals anteriors informaran les decisions de contractació: el candidat que va treballar per a una petita o mitjana empresa està preparat per a la transició cap a una organització més gran? El candidat aprecia les necessitats úniques i els reptes que té l’organització empresarial?
4. Habilitats de resolució de problemes
El paper sovint crea problemes, com ara malvats, irregularitats fiscals i problemes de compliment. Hauríeu d’estar disposat a afrontar aquests problemes de manera ràpida i eficaç i preveure possibles reptes en el futur. Quan es tracten els problemes únics que pot tenir una organització, el pensament creatiu pot ser tan important com la capacitat d’escurçar números.
5. Habilitats i confiança de comunicació
La complexitat del procés de nòmines pot fer que sigui bastant confús per als empleats d'altres departaments. Haureu d’interactuar amb individus a tots els nivells d’organitzacions i explicar el que esteu fent amb claredat i confiança. Quan els canvis afectin el vostre sistema, els administradors han de poder comunicar com afectarà la resta de l’empresa.
6. Competències d’atenció al client i etiquetes
Afrontareu les consultes de clients que busquen informació sobre diversos temes relacionats amb els salaris, entre els quals els impostos, la seguretat social i les deduccions perifèriques dels seus salaris. En tractar aquest tipus de preguntes, els administradors han de ser capaços d’observar en tot moment l’etiqueta adequada i proporcionar un excel·lent nivell d’atenció al client.
7. Flexibilitat
El procés de nòmines implica moltes parts mòbils i, per necessitat, un element d’imprevisibilitat humana. Heu de ser prou flexibles per mantenir un alt nivell de compliment, al mateix temps que gestioneu les necessitats professionals i personals canviants dels clients. Amb els terminis fixats, un sistema de nòmines pot necessitar adaptar-se ràpidament per proporcionar-se el termini.
8. Capacitat de planificar i prioritzar
Cada cicle de retribució comportarà una llista extensa de tasques, amb una jerarquia d'importància. Planificar una aproximació a diversos terminis de salaris i tributs serà una part important del vostre treball. Setmana a setmana o mes a mes, els administradors haurien de poder identificar i abordar aquelles tasques que necessiten la seva atenció immediata, sense comprometre el sistema que han desenvolupat.
9. Competències en la presa de decisions
És possible que se us demani que prengui decisions que afectin un gran nombre de persones o que tinguin implicacions per a la infraestructura comercial més àmplia. En aquestes situacions, heu de ser capaç d’aplicar un procés de pensament minuciós a la que pot ser una situació difícil, i actuar de manera decisiva per passar amb el curs d’acció escollit.
10. Responsabilitat i fiabilitat
Els administradors de nòmines assumeixen una responsabilitat important com a part del seu paper, no només als clients individuals, sinó a la seva organització en general. Tant si utilitzeu un bon grapat d’empleats de petites empreses properes o milers de personal en una empresa, heu de ser prou fiables per lliurar amb precisió, a temps i dins dels paràmetres d’un requisit de compliment legal.
11. Discreció
Haureu de gestionar dades personals sensibles. Una fuga de dades pot ser extremadament perjudicial per a una empresa, juntament amb els seus empleats i clients. Per garantir que les dades sensibles estan protegides, heu d’entendre els protocols de seguretat i privadesa d’una organització i la necessitat crítica de discreció.
12. Habilitats administratives i atenció al detall
Els futurs membres d'un equip de nòmines necessitaran diferents habilitats administratives. El coneixement dels deures generals de l'oficina, la capacitat organitzativa i un alt nivell d'alfabetització informàtica són de gran utilitat. Obtenir "petits detalls" (com ara el manteniment de registres i el maneig de dades) és un pas essencial per assolir l'estàndard alt del rendiment de les nòmines i el compliment que busquen els empresaris.
13. Competència amb programari industrial
Heu d’estar familiaritzat amb una varietat de plataformes de programari. Més enllà del programari d’oficina estàndard com Microsoft Office i Excel, també és útil l’experiència amb plataformes dedicades a nòmines, incloses Sage, Quickbooks i Xero. Els desenvolupadors actualitzen freqüentment les plataformes de programari: els administradors haurien de tenir coneixement de les capacitats de la plataforma que utilitzen i ser capaços d’identificar els punts febles i les àrees de millora.
14. Competències de lideratge
Es pot requerir que prengui el control d’un equip, treballi estretament amb un altre departament o breu altres membres de l’organització, inclosos els membres del consell i el personal de recursos humans, en diversos assumptes de nòmines. La capacitat de coordinar col·legues, clients i diferents departaments és una part vital del rol d’administrador de nòmines.
15. Habilitats del treball en equip
Si bé és un tret essencial en qualsevol entorn empresarial modern, la importància de les nòmines per a la resta d’una organització fa que la vostra capacitat de treballar en equip sigui especialment important. Cal desenvolupar fortes habilitats interpersonals, mantenint un comportament professional i entenent les pressions i prioritats que poden afectar a altres membres de l’equip.
Desenvolupant les teves habilitats ...
No hi ha dos sistemes exactament iguals i, si bé les habilitats anteriors són certament desitjables en un administrador de nòmines, no representen una llista completa.
Com a professional potencial de nòmines que busca una carrera en el camp, haureu de tenir com a objectiu cultivar una barreja d’habilitats que us distingeixin com un actiu per a organitzacions individuals. Desenvolupar una comprensió exhaustiva de la situació a la qual s’enfronta un empresari o client forma part del procés tant com l’experiència i l’experiència que en disposeu com a administrador.
Alguna vegada has pensat en continuar una carrera en aquest camp? Aquest article ha canviat d’opinió per bé o per mal? Informeu-nos a la secció de comentaris que hi ha a continuació ...
